Görev, İş Günlüğü, Doküman Şablonları

Şablonlar yönetim ayarlarındaki Süreç Şablonları bölümünden yönetilir. Proje, görev ve iş günlüğü gibi kayıt türleri için yeni şablon eklenir, mevcut şablon düzenlenir veya silinir. Kullanıcı yeni bir kayıt açarken ya da açılmış bir kaydı düzenlerken bu şablonlardan birini seçer; böylece hangi alanın doldurulacağı kullanıcının hafızasına bırakılmaz.

Görev tarafında Görevler ekranının sağ üstünde iki düğme bulunur: Görev Oluştur standart alanlarla hızlı bir pencere açar, Formla Oluştur ise projeye tanımlı görev şablonundan veya özel formdan oluşturmayı başlatır. Listenin en altındaki + Görev oluştur satırı ızgaradan ayrılmadan satır içi görev açar. Tekrarlayan işler için hazırlanan şablon, aynı işin her defasında aynı alan kümesiyle açılmasını sağlar.

Proje açılışı üç adımlı bir sihirbazla yürür: Şablon Seç, Proje Bilgileri, Önizleme. Şablon seçilmeden sonraki adıma geçilemez, çünkü şablon projenin iskeletini belirler: görev türleri, durumlar ve projenin yapı türü (Basic, Scrum veya Kanban) şablondan gelir. Şablonlar Tümü, Özel, Yazılım, Hukuk, Finans, İnsan Kaynakları, Pazarlama, BT Operasyon, İnşaat, Eğitim ve Danışmanlık kategorileriyle süzülür; kutudan çıkan sistem şablonları arasında Yazılım Projesi (Scrum), Yazılım Projesi (Kanban), Yazılım Projesi (Waterfall), Hukuk, Finans, İnsan Kaynakları, Pazarlama, BT Operasyon, İnşaat, Eğitim ve Danışmanlık projeleri yer alır.

Önizleme adımında şablonun projeye ne kuracağı özetlenir. Proje oluşturulurken şablondaki yapılandırma projeye kopyalanır: görev türleri, durumlar ve aralarındaki geçişler, pano ile pano kolonları, görev türlerine bağlı özel alan eşlemeleri, bildirim ayarları ve proje bazlı roller. Kopyalanan yapı şablona bağlı kalmaz; şablonu sonradan değiştirmek daha önce açılmış projeleri etkilemez, bir projedeki durum değişikliği de şablona yansımaz. Kurum kendi şablonlarını oluşturabilir, düzenleyebilir ve silebilir; özel şablonlar Özel kategorisinde listelenir. Şablon seçimi kalıcı bir karar da değildir: proje yapı türü sonradan Ayarlar ▸ Genel bölümündeki Proje Yapı Tipi alanından değiştirilebilir ve bu işlem veri silmez, yalnızca hangi ekranların görüneceğini belirler.

Doküman tarafında KB modülünün Şablonlar sekmesi, tekrar eden içerik türleri için hazır kayıtları toplar. Bir kayıt, oluşturma veya düzenleme formundaki Şablon Olarak Kaydet seçeneği açılarak şablon havuzuna eklenir; Yeni Bilgi Kaydı formunun sağ üstündeki Şablondan Oluştur bağlantısıyla seçilen şablonun gövdesi taban alınarak yeni kayıt başlatılır. Şablonlar da normal kayıtlar gibi onay sürecinden geçer, yayınlanmadan önce Onay Bekliyor durumunda görünür. İş günlüğü şablonları da Süreç Şablonları bölümünde tanımlanır; kullanıcı süre kaydını açarken şablonu seçer ve kayıt aynı alan kümesiyle ilerler.