Validasyonlar/Süreç Doğrulama Kontrolleri

Validasyonlar/Süreç Doğrulama Kontrolleri, süreçlerin tanımlı standartlara uygun ilerlemesini güvence altına alır. Eksik veriyle ilerleme üç katmanda engellenir: modül bazında zorunlu alanlar, durum geçişlerine bağlanan doğrulayıcılar ve form düzeyindeki alan kuralları. Şartlar karşılanmadan kayıt bir sonraki adıma taşınamaz. Böylece disiplin kişisel dikkate değil sistemin kendisine bağlanır.

Validasyon Ayarları ekranında proje, görev, değişiklik ve iyileştirme gibi modüller listelenir ve her biri için hangi alanların doldurulmasının zorunlu olacağı belirlenir. Sistem genelinde bazı alanlar zaten zorunludur; özel alanlar eklendiğinde zorunluluk kümesi buradan güncellenir. Kurum genelinde tek bir katı kalıp dayatmak yerine her modül kendi zorunluluk setini taşır. Zorunluluk listesi büyüdükçe kayıt açma ekranı ağırlaşabileceği için hangi alanın gerçekten rapora girdiği gözden geçirilir ve küme dar tutulur.

Zorunluluk yalnız kayıt açılışıyla sınırlı değildir. Kapatma ayarlarında, kaydı kapatan kişinin doldurması gereken alanlar ayrıca tanımlanır; böylece kayıtlar hem açılırken hem kapanırken aynı disiplinle izlenir. Bir alan zorunlu hâle getirildiğinde raporlar da o alanı içereceği için sonradan veri tamamlama işi ortadan kalkar. Kapanışta istenen bilgi kaydın nasıl sonuçlandığını anlattığından, geçmişe dönük incelemelerde en çok bu alanlar kullanılır.

Doğrulamalar modüle ve duruma özel tanımlandığı için her sürecin kendi kalite kapısı olur. Bir görev Tamamlandı durumuna geçmeden önce iş kaydının girilmesi, bir story kapatılmadan önce test sonucunun işaretlenmesi veya bir değişiklik talebi onaya gönderilmeden önce etki analizinin doldurulması zorunlu kılınabilir. Kural karşılanmadığında ekranda hangi alanın eksik kaldığı belirtilir ve düzeltme aynı yerde yapılır. Süreç adımları iyi niyete bırakılmaz.

Proje modülünde doğrulama doğrudan iş akışına bağlanır. Ayarlar ▸ Geçişler bölümünde her geçişin üzerine ekran, koşul, doğrulayıcı, onay ve son fonksiyon bağlanabilir: doğrulayıcı geçiş anında alan zorunluluğunu denetler, koşul geçişin kime ve hangi durumda görüneceğini sınırlar, ekran ise geçiş sırasında bir form açarak çözüm ve açıklama ister. Bu sayede bir görev, gereken bilgi girilmeden bir sonraki duruma taşınamaz.

Akışın kendisi de bir doğrulama katmanıdır: geçiş tanımlı değilse o yön kapalıdır ve tanımsız bir yöne yazma denemesi sunucu tarafından reddedilir. Panoda sürüklenen bir kartın eski sütununa dönmesi çoğu zaman bu kuralın çalıştığını gösterir. Geçiş tablosunun altındaki İş Akışı Diyagramı bölümü tanımlı yönleri graf hâlinde gösterir ve kopuk düğümler burada tek bakışta fark edilir. Bir duruma hiç gelen geçiş tanımlanmadığı fark edildiğinde, o durum kayıtların takıldığı bir çıkmaz hâline gelmeden düzeltilir.

Form düzeyinde ise her alanın kendi kuralı vardır: Required alanın zorunluluğunu, Validator hangi biçimde doldurulacağını belirler; Reactions ile bir alanın değerine göre başka alanlar görünür ya da gizli hâle gelir. Onay kapısı bulunan akışlarda bekleme ve red kenarları koşulsuz bırakılır; onay sonucu işlenirken bu kenarlar tekrar değerlendirildiği için buraya konulacak bir koşul akışı kilitleyebilir. Üç katman birlikte çalıştığında rapora giren veri eksiksiz olur; proje yöneticisi ölçüme güvenir, ekip üyesi neyi eksik bıraktığını anında görür, süreç sahibi standardın uygulandığını ayrıca denetlemek zorunda kalmaz.