Proje İletişim Modülü

Proje İletişim Modülü, her projeye kendi e-posta gelen kutusunu verir. Müşteri veya tedarikçiyle yapılan yazışma kişisel posta kutularında dağılmak yerine işin yanında, proje kaydının içinde kalır. Projeden ayrılan bir ekip üyesiyle birlikte yazışma geçmişinin de kaybolması riski ortadan kalkar. Ekibe sonradan katılan bir üye geçmiş yazışmayı tek yerden okuyarak projenin bağlamını edinir.

Gelen Kutusu üç bölmeli çalışır: solda klasörler ve Yeni e-posta düğmesi, ortada seçili klasördeki konuşma listesi, sağda seçili konuşmanın içeriği. Konuşmalar Açık, Okunmamış, Kapalı ve Arşiv klasörlerinde toplanır; üstteki arama kutusu konu, kişi ve içerik üzerinde çalışır. Yeni e-posta proje adına yeni bir konuşma başlatır, gelen yanıtlar aynı konuşmaya eklenir.

Gelen kutusu kişiye değil projeye aittir. Projeyi görebilen ve ilgili yetkiye sahip her üye yazışmayı okuyabilir; bir kişinin izinde olması iletişimi durdurmaz, devir teslim tek bir ekranla tamamlanır. Kutunun dolması için projeye bir e-posta adresi tanımlanmış olması yeterlidir; adres tanımlı değilse klasörler boş görünür. Aynı kutuya bakan iki kişi aynı konuşmayı gördüğü için bir yanıtın iki kez gitmesi ya da hiç gitmemesi riski azalır.

Projeye yazan dış paydaşlar da aynı zincire girer. Müşterinin, tedarikçinin ya da iş birimi temsilcisinin gönderdiği ileti ekip yazışmasından ayrı bir kanala düşmez; projenin kutusunda, göndereni ve saatiyle birlikte eksiksiz durur. Bir ileti projedeki göreve veya iş kalemine bağlanabildiği için bir isteğin hangi mesajla doğduğu ve hangi yanıtla kapandığı aynı zincirden okunur. Yazışmanın kime görüneceğini projenin kendi yetki tanımı belirler; ekibin kendi arasındaki tartışma ile paydaşa açık iletişim böylece aynı kutu içinde ayrı kalır.

İletişim yalnızca e-postayla sınırlı değildir. Görev çekmecesindeki Yorumlar sekmesi görev üzerindeki tartışmayı, Geçmiş sekmesi alan değişikliklerini, İş Günlükleri sekmesi harcanan süreyi aynı kayıt altında tutar. Görev çekmecesi adres çubuğuna yansıdığı için (?task=PRJ-61-10315) tek bir görev doğrudan paylaşılabilir; karar gerekçesi ile işin kendisi aynı bağlantının arkasında durur. Bir görevi devralan kişi tartışmayı, alan değişikliklerini ve harcanan süreyi ayrı ayrı yerlerden derlemek zorunda kalmaz.

Dosyalar sekmesi projeye ait belgeleri klasör yapısıyla saklar; Aktivite sekmesi ise projede kim ne yaptı sorusunu tür, üye ve tarih aralığı süzgeçleriyle yanıtlar. Modül tek başına durmaz: gelen kutusunun kime açılacağını Rol Yönetimi belirler, yazışmadan doğan iş görev olarak açıldığında Proje Bildirim Yönetimi ilgili kişileri uyarır, o göreve harcanan süre ise İş Kayıtları modülünde kayda dönüşür. Böylece bir belgenin hangi konuşmadan çıktığı ve hangi görevle ilişkili olduğu proje kaydının içinde takip edilir.

Proje yöneticisi açısından sonuç nettir: yazışma, karar ve belge dağılmadan aynı projede birlikte durur, izne çıkan bir kişinin posta kutusu iletişimi kilitlemez. Ekip üyesi bağlamı aramak için kimseye sormaz, işin yanındaki konuşmayı okur. Proje kapandığında iletişim geçmişi arşivde olduğu gibi kalır; bir hakediş görüşmesinde, denetimde ya da sonraki projenin planlamasında kim neyi ne zaman söyledi sorusu kimsenin kişisel arşivine sorulmadan yanıtlanır.