Sınırsız E-mail Yakalayıcı

Sınırsız E-mail Yakalayıcı, kurumun istediği kadar e-posta adresini ProjectCore'a bağlar; tanımlanacak adres sayısında sınır yoktur. Tanımlar Sistem Ayarları ▸ E-posta Ayrıştırıcısı bölümünde toplanır ve tek listeden yönetilir. Her tanım kendi davranışını taşıdığı için bir ekip kendi kuyruğunu, bir proje kendi talep kanalını ayrı yürütür. Gelen ileti doğru kuyruğa kendiliğinden düşer; ortak gelen kutusunu elle bölüştürme işi ortadan kalkar.

Beş farklı bağlantı türü desteklenir: POP, IMAP, Exchange, Office 365 ve EWS_OAUTH. Seçilen türe göre ekranda istenen alanlar değişir; POP ve IMAP tarafında sunucu adresi, port ve SSL ayarı ile kullanıcı adı, parola ve e-posta adresi girilir. Exchange tarafında EWS adresi ile otomatik keşif URL'si kullanılır, kimlik bilgisi domain kullanıcı adıyla verilir. EWS_OAUTH türü ise uygulama numarası, Client Secret ve Tenant ID ile modern kimlik doğrulamaya bağlanır.

Her tanımda Tip alanı, o adrese gelen iletinin hangi modülde kayıt açacağını belirler. Etkileşim Kategorisi ise o adresten açılan bütün kayıtların kategorisini baştan sabitler; sınıflandırma için ayrıca işlem yapılmaz. Exchange, Office 365 ve EWS_OAUTH türlerindeki Okundu ve Silme seçeneği okunan iletinin posta sunucusunda kalmasını sağlar. Kurum kendi posta arşivini bozmadan çalışmayı sürdürür.

Konu satırı, ileti gövdesi ve dosya ekleri tek bir kayıt altında toplanır. Ekler kaydın doküman listesine düşer, gönderen talep sahibi olarak eşleşir ve yazışmanın tamamı kaydın geçmişine yazılır. Bir talebin nasıl başladığı, hangi ekle geldiği ve kiminle yazışıldığı posta kutuları taranmadan kaydın üzerinden okunur. İletiyi elle kopyalayıp yapıştırma adımı kalktığı için bilgi taşınırken eksilme riski de kalmaz.

Kullanıcı Kaydı seçeneği, sistemde e-postası bulunmayan bir göndereni sisteme tanımlar. Dış paydaşın önce kullanıcı olarak eklenmesini beklemek gerekmez; ilk ileti hem kaydı hem kullanıcıyı oluşturur. Paydaşın e-posta göndermesi yeterli olduğu için kayıt açma süreci kesintisiz ilerler.

Engelleme Listesi, kayda dönüşmesini istemediğiniz trafiği kapıda ayıklar. Domain ya da e-posta seçilir, değer alanına ilgili domain veya adres yazılır ve eşit olan / eşit olmayan ayrımıyla kural tanımlanır. Kampanya ve toplu gönderim iletileri böylece kuyruğa hiç girmez, ekip sahici taleplerle ilgilenir.

Modül, İş Talebi ve Çağrı Modülü ile E-Posta ile Otomatik Kayıt Açma özelliğiyle aynı akış üzerinde çalışır; giden yazışmanın biçimini ise bildirim şablonları belirler. Kazanım taraflara bölünür: paydaş yalnız e-posta gönderir, proje ekibi ileti dağıtma ve elle kayıt açma adımından kurtulur, sistem yöneticisi adres başına davranışı tek listeden yönetir. Elle kayıt açma devreden çıktığı için talebin sisteme girmesiyle ele alınması arasındaki süre kısalır. Yazışmanın kayıt altında olması, sonradan çıkan kapsam tartışmalarında tarafların aynı metne bakmasını sağlar.