Zamanlanmış Raporlar

Zamanlanmış rapor, belirli bir zaman aralığında raporun otomatik olarak oluşturulmasını ve gönderilmesini sağlayan özelliktir. Periyodik zamanlanmış rapor düğmesiyle yeni bir zamanlama eklenir; açılan pencerede periyot ve gerekli bilgiler doldurulduktan sonra rapor belirlenen e-posta adreslerine gönderilir. Günlük açık görev listesi, haftalık sprint özeti ve aylık portföy durumu bu yolla kimsenin eli değmeden dağıtılır. Her dönem aynı raporu yeniden derlemek için harcanan emek böylece ortadan kalkar.

Özellik ayrı bir ekran değil, raporun bir niteliğidir. Proje içindeki Raporlar sekmesinde ve projeler arası Analitik sayfasında tanımlı her rapor zamanlanabilir; üstteki sayaçlarda kaç raporun zamanlanmış olduğu görünür ve Zamanlanmış sekmesi yalnız bu raporları listeler. Böylece hangi paydaşa neyin düzenli gittiği tek yerden takip edilir; bir zamanlamanın periyodunu değiştirmek veya tanımı güncellemek için aynı listeye dönmek yeterlidir.

Her zamanlama; rapor içeriği, gönderim sıklığı, gönderim saati, format ve alıcı listesiyle tanımlanır. Sıklık raporun hangi ritimle üretileceğini belirler; günlük, haftalık ve aylık aralıklar en sık kurulan periyotlardır. Gönderim saati ise raporun posta kutusuna hangi anda düşeceğini verir, dolayısıyla çıktı toplantı öncesine denk getirilebilir. Alıcı listesine sisteme hiç giriş yapmayan paydaşlar da yazılabilir, çünkü rapor onlara doğrudan e-posta olarak ulaşır ve sistemden çekilmesi gerekmez.

Tek bir rapor tanımından birden çok gönderim türetilebilir: filtre değiştirilerek aynı rapor ayrı izleyici kitlelerine ayrı zamanlamalarla yollanır. Sponsora dönemin özeti giderken ekip liderine kendi takımının kırılımı gider, iki çıktı da aynı veriden beslenir. Kapsamı zamanlama değil raporun kendisi belirler: tek bir projenin raporu o projenin verisini taşır, belirli bir projeye bağlı olmayan genel rapor ise projeler arası dönemsel özet üretir. Portföy ve program seviyesinde düzenli karşılaştırma isteniyorsa zamanlama genel rapor üzerine kurulur; dar tanımlanmış bir filtre ise hem gönderimi hızlı tutar hem de raporu okunur kılar.

Rapor her gönderimde o anki veriyle yeniden üretilir, dolayısıyla alıcıya giden içerik gönderim anındaki gerçeği gösterir. Geçen haftanın çıktısı saklanmış bir dosya değil, o dönemin canlı kesitidir. Bir zamanlama kurulduktan sonra raporun güncelliğini ayrıca kontrol etmek gerekmez; kaynak veri değiştiğinde bir sonraki gönderim bunu kendiliğinden taşır. Raporun kapsamını belirleyen filtreler zamanlamadan bağımsız çalıştığı için, filtreyi güncellemek yeni bir zamanlama kurmayı gerektirmez.

Zamanlanmış raporlar, Raporlama Modülü ile aynı altyapıyı paylaşır. Hazır rapor şablonlarından veya Report Wizard ile kurulan dinamik bir görünümden üretilen rapor, satır bazında döküm çıktısı dahil aynı tanım üzerinden zamanlanır. Anlık üretilen rapor ile periyodik gönderilen rapor iki ayrı yerde farklı kurgu tutmadığı için aralarında tutarsızlık oluşmaz; dağıtım tarafı ise bildirim şablonlarının kullandığı e-posta altyapısı üzerinden yürür.

Pratik kazancı yönetişimdedir: zamanlanmış rapor, düzenli durum toplantılarının yerini alan en pratik araçtır. Sponsor raporu her pazartesi kendi posta kutusunda bulur, proje ekibinin ayrıca derleme yapması gerekmez ve raporlama için ayrılan saatler işe döner. Proje yöneticisi aynı altyapıyı hem anlık hem periyodik bilgilendirme için kullanır; PMO ise aynı raporun ardışık gönderimlerini dönem karşılaştırmasının zemini olarak kullanır. Ekibin nerede olduğu toplantı açılmadan bilindiği için görüşme, durum aktarımına değil karara ayrılır.