Onay ve Danışma Kurulları Yönetimi

Onay ve Danışma Kurulları Yönetimi, onay mekanizmalarında kullanılacak kişi gruplarının tanımlandığı modüldür. Organizasyon bölümündeki Onaylayanlar ve Danışmanlar ekranından yeni bir kurul açılır: ilgili düğmeye basıldığında önce kurul türü seçilir, sonra üyeler belirlenir. Kurul bir kez tanımlandıktan sonra birden çok süreçte karar mercii olarak kullanılır. Tanım bir kez yapıldığı için her yeni akışta onaycı listesini baştan kurmak gerekmez.

Ekran dört kurul türü sunar. Değişiklik Danışma Kurulu değişiklik taleplerinde görüş alınması gereken kişilerden oluşur; İstek Onaylama Kurulu isteklerin gerçekleşip gerçekleşmeyeceğine karar verir; Sürekli İyileştirme Danışma Kurulu iyileştirme gerekliliği konusunda danışılan gruptur; Sözleşme Onaylama Kurulu ise sözleşme şartlarını değerlendirir. Bu dört tür, ProjectCore'un Değişiklik Talepleri, Standart Talepler, İyileştirme Talepleri ve Sözleşme Yönetimi modüllerine karşılık gelir. Hangi talebin hangi kurula gideceği böylece modül düzeyinde baştan bellidir.

Kurul, bir kez tanımlanıp defalarca çağrılan bir yapıdır. Aynı onay grubu farklı süreçlerde ve farklı projelerde karar mercii olarak konumlanır; benzer nitelikteki talepler nerede açılırsa açılsın aynı merciye gider. Ekip değiştiğinde süreç tanımına dokunulmaz: kurulun üye listesi güncellenir ve o kurula bağlı akışlar yeni üyelikle yoluna devam eder. Karar yetkisi kişi adlarına değil tanımlı kurula bağlı olduğu için personel hareketi akışı kilitlemez.

Kurul, iş akışı tasarımcısında bir onay bileşeni olarak çağrılır; grup onayı adımı isteği tanımlı onay grubuna gönderir. Grup onayında gruptaki her üyenin onay vermesi gerekmez: herhangi bir üyenin onayı süreci ilerletir ve o anda diğer üyeler için onay süreci tamamlanmış sayılır. Grup onayı reddedildiğinde akış doğrudan reddedilme yoluna yönlendirilir. Grup onayı tekil onaydan sonra da konumlandırılabilir; böylece seri bağlı onay senaryoları kurulur.

Karar mercii her zaman sabit bir liste olmak zorunda değildir. Based on Organization Level Approval adımı, organizasyon şemasındaki belirli bir seviyeye kadar otomatik onay zinciri kurar; Manager Approval ise talebi açan kişinin üst yöneticisini devreye sokar. Kurul yapısı bu adımlarla birlikte kullanıldığında hem kişiye hem göreve bağlı onay senaryoları aynı akışta yönetilir. Akış diyagramı üzerinde hangi adımın hangi kurula düştüğü tanım anında görünür.

Onay bekleyen işler onaycının Benim İşlerim ▸ Onaylarım sekmesinde toplanır; sekmenin yanındaki iki sayı toplam ve kırmızı rozetle gecikmiş adedi verir. Onaycı kararını ister bu ekrandan ister e-posta ile gelen bağlantı üzerinden, oturum açmadan verebilir. Vekalet tanımlıysa istek oluşturulurken doğrudan vekile düşer; izinli bir onaycı akışı durdurmaz. Onay zaman çizelgesi ise onayın kime gittiğini, ne zaman gönderildiğini ve karar durumunu kayıt altına alır.

Kazanç iki yönlüdür. Talebi açan için kaydın hangi mercie gideceği baştan bellidir; kimin karar vereceğini aramakla geçen süre ortadan kalkar ve değerlendirme tek kişinin takvimine bağlı kalmaz. Yönetim tarafında ise her onayın kim tarafından, ne zaman ve hangi gerekçeyle verildiği kayıt altına alınır. Bu zincir geriye dönük incelemelerde ve dönem denetimlerinde dayanak olur.