Sözleşme Yönetimi Modülü

Sözleşme Yönetimi Modülü, projeyle ilişkili bütün sözleşmeleri tek bir kütüphanede toplar ve izlenebilir kılar. Kurum içi destek, tedarikçi ve müşteri hizmet sözleşmeleri aynı yapıda tutulur; oluşturma, onay, yenileme, süre ve yükümlülük takibi tek yerden yürür. Hangi sözleşmenin yürürlükte olduğu ve hangi projeyi bağladığı dağınık klasörler arasında aranmaz. Ticari koşul ile bu koşulun karşılığı olan proje kaydı aynı düzlemde durur.

Modül açıldığında Pano ve Sözleşmeler sekmeleri gelir. Sözleşmeler sekmesi üç alt listeye ayrılır: Tedarikçi Sözleşmeleri, Müşteri Hizmet Sözleşmeleri ve Kurum İçi Destek Sözleşmeleri; her sekme başlığında o türdeki sözleşme sayısı görünür. Açılan sözleşme sayfadan ayrılmadan yeni bir sekme olarak eklenir, açık sekmeler tarayıcıda saklanır ve sayfa yenilendiğinde geri gelir.

Pano sekmesi üç sözleşme tipinin toplamını özetler: Aktif, Pasif, Süresi Yaklaşmış, Süresi Doldu, Onay Bekleyen ve Onaylandı kartları. Altındaki grafikler sözleşme tipi aktiflik dağılımını, onay özetini, aktif oranını, risk ve onay odağını ve taraf dağılımını gösterir; taraf dağılımında en çok sözleşmeye sahip ilk on kayıt listelenir. Yaklaşan yenilemeler ve onay bekleyenler böylece liste taranmadan görülür.

Sözleşme detayı iki sütundan oluşur. Solda Detaylar, Tavsiyeler, Finansal Bilgiler, İlişkili Sözleşmeler, Bildirimler ve Geçmiş sekmeleri, sağda araç çubuğu ve katlanabilir Özellikler paneli bulunur. Özellikler panelinde sözleşme adı, modeli, türü, taraf alanı, başlangıç ve bitiş tarihleri ile bilgilendirme günleri yer alır. Detaylar sekmesinde açıklama, dosyalar, sözleşme yenilemeleri ve o sözleşme tipi için tasarlanmış özel form alanları toplanır.

Onay süreci Tavsiyeler sekmesinden yürür. Sözleşmeyi Onaylayacak Kişileri Ekle ile danışma kurulu, kurum içi kullanıcılar ve kurum dışı e-posta adresleri eklenir. Her satır kendi durumunu taşır: gönderim bekliyor, cevap bekleniyor, onaylandı veya reddedildi. Onaycılar kararını ekrandan verebileceği gibi kendilerine gelen e-postadaki bağlantıdan da verebilir; süreç reddedilirse sözleşme salt okunur hâle gelir.

Bildirimler sekmesinde bitiş tarihine bağlı hatırlatmaların kime ve kaç gün önce ya da sonra gideceği belirlenir; birden fazla gün etiket olarak eklenir ve karşı taraf listesi sözleşme modeline göre değişir. Yenile ile yenileme tarihi, yeni bitiş tarihi ve açıklama kaydedilir; otomatik yenileme işaretlendiğinde süre alanı açılır. Finansal Bilgiler sekmesi ödeme adı, maliyet, para birimi, ödeme tarihi, sipariş, fatura ve dekont numaralarını tutar. İlişkili Sözleşmeler ile alt sözleşme ve kapsamı genişletilmiş sözleşme bağları kurulur, Geçmiş sekmesi ise her değişikliği tarih-saat, işlem ve kişi olarak listeler.

Modül, paydaş tarafı ve iş kayıtlarıyla birlikte okunur: sözleşmenin kapsadığı iş ile projede harcanan efor aynı düzlemde değerlendirilir, kapsam dışına taşan bir talep ticari karşılığı belirlenmeden başlamadan fark edilir. Sözleşmeleri Görebilir ve Sözleşme Düzenleyebilir yetkileri rol bazında verildiği için ticari bilgi yalnız yetkili kişide kalır. Proje yöneticisi teslim yükümlülüğünü kayıt üzerinden okur, satın alma tarafı yenileme ve fiyat görüşmesine kayıtlı veriyle girer. Yönetim ise aktif sözleşme sayısını ve yaklaşan yenilemeleri panodan izler.