E-Posta, SMS, Web Bildirim Şablonları

Bu modül, sistemin gönderdiği otomatik mesajların içeriğini ve kanalını yönetir. Açılan kayıtlar ve süreç değişiklikleri için hem proje ekibine hem son kullanıcıya anlık bilgilendirme gider. Mail, SMS, tarayıcı bildirimi ve Teams kanallarının tamamı tek bir şablon altyapısı üzerinden yönetildiği için her kanal ayrı bir araç ve ayrı içerik yönetimi gerektirmez. Hangi olayda hangi kanalın kullanılacağı kurumun alışkanlığına göre seçilir; kritik uyarılar SMS ile, günlük bilgilendirmeler mail veya tarayıcı bildirimiyle gider.

Bildirim şablonları modül başlıkları altında toplanır; proje yönetiminde Görev, Proje, Sözleşme ve Sistem başlıkları öne çıkar. Her başlıkta o modülde gerçekleşen durumlara karşılık gelen şablonlar bulunur, bir bildirimin devreye alınması veya susturulması da aynı ekrandan yapılır. Hangi olayın hangi metni kullandığı tek listede görüldüğü için bildirim düzeni dağınık kalmaz.

Şablona erişmek için ilgili kanal düğmesine çift tıklanır; konu ve gövde içeriği ayrı ayrı düzenlenir. Şablonlar ekip ve kullanıcı olmak üzere iki alıcı grubu için ayrı tutulur, böylece aynı olay için ekibe giden metinle kullanıcıya giden metin farklı olabilir. Teknik ayrıntı ekipte kalır, paydaşa yalnız kendisini ilgilendiren bilgi gider. Aynı şablonun iki ayrı metni olması, ekip içi dili sadeleştirmeden paydaşa uygun bir üslup kurmayı mümkün kılar.

Şablonlar olaylara bağlanır: bir göreve atandığınızda, görevin durumu değiştiğinde, bloklayan bir iş tamamlanıp bağımlılık çözüldüğünde, bir sprint kapandığında veya bir kayıt onay beklediğinde ilgili kişiler bilgilendirilir. Metin içinde @ işareti ilgili kayıttaki değişkenleri çağırır; görev başlığı, proje adı, yeni durum ve son tarih gibi alanlar gönderim anında doldurulur. Tek bir şablon böylece yüzlerce kayıt için hedefli ve okunabilir mesaj üretir. Aynı bilgiyi elle yazma yükü ortadan kalkar, mesajın biçimi kayıttan kayda değişmez.

Şablonun çerçevesi Genel Ayarlar ▸ E-posta Şablon Ayarları bölümünden belirlenir: gönderimlerde kullanılacak logo, başlık ve açıklama alanları burada tanımlanır. Genel Ayarlar içindeki e-posta bildirimi anahtarı pasife alınırsa mail bildirimleri çalışmaz; bu, tüm gönderimi tek noktadan durdurmanın yoludur. Uygulama Ayarları ise Kullanıcı Oluşturulduğunda Hoş Geldiniz E-Postası Gönder veya Pasif Kullanıcılara E-Posta Gönderilsin mi? gibi kurumsal davranış tercihlerini taşır.

SMS kanalı için Sms Sunucuları bölümünde sunucu adı, HTTP metodu ve URL tanımlanır; doğrulama tipi gibi bağlantı alanları Detaylar bölümünden girilir. Sunucu parametreyi nereden bekliyorsa ilgili sekmede — URL, başlık veya gövde — key ve value çiftleri yazılır. Unicode Karakterlerini Kullan Türkçe karakter davranışını, Bildirimler İçin Varsayılan Sunucu ise birden fazla sunucu varsa gönderimin hangisinden yapılacağını belirler. Teams kanalı client, tenant, kullanıcı adı, parola ve gizli anahtar bilgileriyle bağlanır.

Modül, otomasyon ve zamanlanmış gönderimlerle aynı şablon zeminini paylaşır; aynı metin hem anlık tetiklemelerde hem periyodik gönderimlerde kullanılır. Projenin bildirim ayarları hangi olayın bildirim üreteceğini açıp kapatırken otomasyon koşula bağlı hedefli gönderimler kurar. Proje yöneticisi böylece gürültüyü kısar, ekip üyesi yalnız kendi işini ilgilendiren uyarıyı alır, paydaş gelişmeleri zamanında öğrenir. Metin değişikliği yazılım sürümü beklemeden yürürlüğe girdiği için bildirim dili kurumun kendi diline zamanla yaklaştırılır.