Proje Risk Yönetimi

Riskler sekmesi projenin risk kaydıdır: projeye etkisi olabilecek her durum ayrı bir kayıt olarak açılır, puanlanır ve kapanana kadar izlenir. Kayıt yalnızca bir liste değildir; her riskin sahibi, durumu ve yeniden değerlendirileceği tarih vardır. Risk Ekle düğmesiyle açılan form, riski tanımlamaktan önlem planına kadar tüm alanları tek yerde toplar ve risk proje verisinin dışında ayrı bir dosyada unutulmaz.

Risk skoru iki değerin çarpımıdır: olasılık (P) ile etki (I). Her ikisi de 1 ile 5 arasında verilir, dolayısıyla skor 1 ile 25 arasında oluşur ve skor rozetinin rengi riskin bandını gösterir. Aynı skor farklı anlamlara gelebilir — 5 × 2 ile 2 × 5 ikisi de 10'dur ama biri sık ama küçük, diğeri seyrek ama büyük bir riski anlatır; bu yüzden skor kadar matristeki konuma da bakılır. Derecelendirme güncellendiğinde riskin haritadaki yeri ve önceliği aynı anda değişir.

Sol taraftaki 5×5 olasılık ve etki ısı haritası açık riskleri kendi hücrelerinde gösterir, hücredeki sayı o kombinasyondaki risk adedini verir. Sağ üst köşeye yaklaşan riskler önce ele alınması gerekenlerdir. Matris yalnızca açık riskleri sayar; kapatılan riskler tabloda kayıt olarak kalır ama haritada görünmez, böylece güncel risk tablosu geçmiş kayıtlarla bulanmaz.

Tablo; risk başlığı ve sahibi, olasılık, etki, skor, durum ve gözden geçirme tarihi kolonlarından oluşur. Durum Açık, Azaltılıyor, Kabul edildi ve Kapandı değerleri arasında yönetilir; başlıktaki açık risk rozeti kapanmamış risk sayısını verir. Satır sonundaki simgelerle risk düzenlenir veya silinir.

Risk formunda başlık, olasılık ve etki dışında açıklama, azaltma planı, acil durum planı, sahip ve gözden geçirme tarihi girilir. Azaltma planı riskin gerçekleşme olasılığını veya etkisini düşürecek önlemi, acil durum planı ise risk gerçekleştiğinde ne yapılacağını tanımlar. Azaltma aksiyonu bir proje görevine dönüştürüldüğünde sorumlusu ve terminiyle birlikte, diğer işlerle aynı panoda takip edilir. Risk kaydı böylece dönem başında yazılıp bir daha açılmayan bir belge olmaktan çıkar, yürüyen işin içine girer.

Modül çevresindeki yapılarla birlikte çalışır. Risk kayıtlarındaki durum ve skor değişimleri bildirim tarafına bağlanabildiği için bir risk açıldığında veya bandı yükseldiğinde ilgili paydaşlar haberdar edilir. Riskler proje rollerine göre filtrelendiğinden hassas kayıtlar yalnız yetkili üyelerin listesinde görünür. Kurumun kendi risk sınıflandırması ise proje bazlı özel alanlarla kayda eklenir.

Gözden geçirme tarafında sistem otomatik hatırlatma üretmez; tarih listede görünür ve risk kaydını canlı tutmak düzenli bir gözden geçirme alışkanlığı gerektirir. Buna karşılık açık risk sayısı ve skor trendi raporlanabildiği için yönetim toplantısında risk tartışması sezgiye değil güncel proje verisine dayanır. Proje yöneticisi hangi riskin önce ele alınacağını matristeki konuma bakarak savunur, sponsor ise projenin risk profilini tek şeritte okur. Kapatılan risklerin geçmişi kayıtta kaldığı için sonraki projeler adına kurumsal hafıza oluşur.